人材派遣業のkintone開発・伴走支援
代表取締役 金城 愛 氏
福山市の外国人留学生派遣を全面サポートしする会社です。福山市内にある日本語学校とも提携し、豊富な人材の中からお客様（派遣先）にあった人材をマッチングして派遣します。就労開始後のサポートも含めて、地域密着型で関わる企業様、働く方を応援します。
「人」と「企業」を新たなカタチで応援します。
皆さまの安全と安心が保たれる様願っております。
世界が笑顔で溢れますように。
今回の事例紹介では、派遣担当者様が実際にkintone（キントーン）を構築していく中で、ixisがどのような支援をおこなってきたか、出来上がったkintone（キントーン）がどのような効果を発揮したかご紹介します。
プロジェクト概要
ZZB様は年々、派遣スタッフの人数が増加の一途を辿っている中で、派遣スタッフおよび派遣事業の管理業務の負荷が高い状態が続いており、既存Excelでの業務に限界を感じておられました。
他社製品の派遣事業パッケージを試験的に導入したこともあったが、既存業務にマッチしない部分も多く、結局は既存Excelで業務を遂行する状況が続いていました。
派遣事業部の担当者様は、この状況を課題と感じ、自社にあったシステムを探していた中でkintone（キントーン）に出会い、自分たちの手で、自分たちの業務にあったシステムを構築できるという点に手応えを感じられました。
しかしながら、自分たちの手でkintone（キントーン）を作るにしても、専門家にアドバイスをもらいながら構築を進める必要があると考え、東広島にあるixisという会社に相談を持ちかけられました。
ポイント
■お客様自身でのkintone開発とixisの伴走支援
オンライン会議（Zoom）で定期的な打合せをしながら、下記のサイクルで共同開発（フルリモート）を実施しました。
最初からすべてのkintoneを開発するのではなく、優先順位を検討し、スモールスタートで共同開発を実施しました。（徐々にお客様自身のkintoneへの理解が深まり、効率と品質が向上に寄与）
■将来的な運用、保守も見据えた設計のコツ
マスタ機能の活用、アプリの分割／統合方針、ルックアップの設定方針、直接入力の許容など、kintoneをつくった後に、使い難さの原因となる、また不具合の原因となり易い箇所を、事前に検討しながら設計（つくり始める前に）を実施しました。
■標準機能の活用（プラグインに頼らないつくり）
プラグインはバージョンアップにより、不具合を引き起こすリスクがあるため、可能な限り標準機能を活用しました。（プラグインは非常に便利ではあるが、ブラックボックスになってしまう可能性が高いです。）
kintone導入前の状況
課題とソリューション
■外国人労働者の方の「フリガナ」が登録できない。
★kintoneはフリガナ等の追加情報の項目を任意に設定できます。
■チームで派遣するため、似たような契約情報を何度も入力する必要がある。契約更新もチーム単位で、一括処理したい。
★kintoneはマスタ機能を活用することで、類似情報を簡単にコピーできます。またプラグインを組み合わせることで、条件に応じて、自動的に項目を更新でき、一括処理もできます。
■カレンダーの曜日を選択して、シフトを一括設定したい。
★kintoneではチェックボックスの項目とプラグインを組み合わせることで、一括設定ができます。
■休憩の回数がバラバラで、最大4回の場合がある。実務上、実績時間のトータルのみを入力するケースもある。
★ kintoneでは複数の休憩時間の項目を用意して、入力できます。中間項目をスキップして、直接入力することも設定で可能です。
■複数書類の一括出力、複数の契約をまとめて出力ができない。
★プラグインを導入することで、複数書類の一括出力（ExcelおよびPDF）が可能です。
■Excelに同じ情報を何度もコピペするため、手間がかかり、ミスが起きやすい。
★ kintoneはマスタ機能および参照機能を活用することで、同じ項目をコピーすることができます。プラグインを組み合わせれば、条件に応じて、必要な情報のみ、コピーすることも可能です。
■一部の項目は、社労士事務所に委託している。
★kintoneでは中間項目をスキップして、直接入力することも設定で可能です。
■他社パッケージ製品は詳細な項目をすべて入力しないと、次のステップに進めないため、結局、レポートや集計が機能していない。
★kintoneでは必要十分な項目が入っていれば、レポートを出力したり、集計もできます。
■ラジオボタンや日付の初期値を自由に設定できない。
★kintoneでは項目毎に初期値を任意に設定できます。
スケジュール
kintone導入後の状況
■業務の効率化
実際の業務に合わせて、自分たちで画面のレイアウトを構築したことで、これまで使っていたExcelと同じような感覚で、スムーズにkintoneを使い始めることができました。
クライアントから受領した勤務実績のデータをkintoneに入力することで、請求金額等を自動計算できるようになり、Excelのエラーに悩まされることがなくなりました。
同じ情報を何度も入力したり、コピペしたりする手間が不要になり、人手によるミスもなくなり、作業時間の削減（約50%）につながりました。
■複雑なExcelからの脱却
結果だけを入力する様なケース（休憩時間や勤務実績集計）もkintoneに直接データ入力できるため、個別にExcelで帳票を作成する作業が低減されました。
kintoneから一括で帳票（Excel）を出力できるようになったため、派遣先別などのExcelを開いて、毎回シートを選択して印刷したり、PDF出力する必要がなくなりました。
■kintoneスキルアップ
伴走支援の中で、アプリを構築する際に、どのように全体を設計するか、アプリを分けるか否かの判断基準等が分かりました。
複数の実現方法がある中で、どれを選択すべきか、その際に気をつけるべきポイントが分かりました。
kintoneの標準機能では何ができて、プラグインを使えば何ができるのかが分かりました。
Tips
■kintone全体像の設計
最初に業務の全体像を整理し、どこにどのような課題が潜んでいるかを洗い出すことで、業務間のつながりや全体最適化を意識しながらkintoneを構築することができました。
■kitntone開発の基本ルール
kintoneの専門家にアドバイスをもらうことで、kintone開発時の基本ルール（以下）を学びました。
・実業務適用後に自身で容易に設定変更ができるように、注釈を残したり、出来るだけシンプルな構成とする。
・マスタ機能を活用し、同じ情報は複数の箇所に保持しないようにする。
（一箇所を変更すれば、他の箇所に反映される）
・アプリは極力分割しないようにする。（分割は容易だが、統合は難易度が高いため）
・ルックアップはレコード番号とする。（レコード番号は変更が起こらない項目のため）
・レコード番号だけでは実現できない場合は自動計算の複合キーを検討する。
・登録情報が標準化できていない部分は、直接入力を可能にする。
（標準化の後にマスターやドロップダウンリストに移行する）
■標準機能の活用
プラグインはバージョンアップにより、不具合を引き起こすリスクがあるため、可能な限り標準機能を活用しました。プラグインは非常に便利ではあるが、ブラックボックスになってしまう可能性が高いためです。
■データパターンの整理
最初に登録情報のデータパターンを整理し、構成（マスターアプリ、ドロップダウンリストなど）を検討することで、kintoneの設定を何度も変更する、データを再登録するなどの手間を低減できました。
■プロトタイプアプローチ
kintoneは開発段階であればレイアウトや設定内容の変更が容易なため、プロトタイプを作成して、出来上がったモノを確認しながら、修正を繰り返し、段階的に最終系に近づけていくことができました。
結果として、kintoneのつくりに関する認識齟齬を低減することができ、効率的に構築が進められました。
■kintoneの解説
kintoneの作り方やプラグインの設定の仕方がわからないときに、専門家に解説してもらい、それを記録として残すことで、kintoneに対する理解が徐々に深まりました。
今後、お客様自身でkintoneを構築していく際のナレッジとしても活用可能です。
■優先順位の検討
業務の優先順位を確認し、優先順位の高い部分からkintoneの開発を進めました。
開発が進んでいく中で、徐々にkintoneに対する理解が深まり、1つ目のアプリより2つ目、2つ目のアプリより3つ目と、開発の効率と品質が向上しました。
■リモート開発
ixisの伴走支援はフルリモートでしたが、オンライン会議（Zoom）やkintoneの掲示板を使うことで、問題なく進めることができました。
東広島と福山で距離が離れていましたが、移動時間を気にせず、必要なタイミングでコミュニケーションを取ることができたため、問い合わせや相談がタイムリーに実施できました。
■補助金活用
ITシステムの導入に関する補助金（福山市）を活用することで、実質的な出費を抑えることができました。